Fristen bei Nebenkostenabrechnungen

Nebenkostenabrechnung für Wohnraum – auf welche Fristen Mieter und Vermieter unbedingt achten müssen!

Der Vermieter ist zur Betriebskostenabrechnung verpflichtet, denn der Mieter hat hierauf einen rechtlichen Anspruch nach § 556 Abs.3 S.1 BGB. Doch bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter auf verschiedene Fristen achten, was häufig aber übersehen wird. Hierdurch entstehen schnell Fehler, die bis zur Unwirksamkeit der ganzen Betriebskostenabrechnungen führen können. Als Mieter sollte man deshalb diese Fristen kennen und jede Nebenkostenabrechnung darauf überprüfen. Als Vermieter muss man tunlichst auf die Einhaltung dieser Fristen achten.
 
1. Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum, also der Zeitraum, für welchen der Vermieter die Betriebskosten zusammenstellt und abrechnet, darf maximal ein Jahr lang sein; dies folgt ebenfalls aus § 556 Abs.3 S.1 BGB. Der Abrechnungszeitraum muss nicht notwendigerweise mit dem Kalenderjahr (01.01.-31.12.) übereinstimmen; zieht der Mieter zum Beispiel zum 1. April ein, kann als Abrechnungszeitraum auch die Zeit vom 1. April bis zum 30. März des Folgejahres gewählt werden. Das Wahlrecht hierzu hat nach herrschender Meinung der Vermieter, wenn die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes z.B. im Mietvertrag bestimmt haben. Ist der Abrechnungszeitraum aber einmal festgelegt, kann er nicht mehr einseitig abgeändert werden.

In dem obigen Beispiel wäre aber auch ein Abrechnungszeitraum von weniger als einem Jahr möglich; dies gilt ebenso für die Folgejahre, denn nur der maximale Abrechnungszeitraum von 12 Monaten muss eingehalten werden, das unterschreiten ist zulässig. Rechnet der Vermieter jedoch über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten ab, so ist die Betriebskostenabrechnung nicht ordnungsgemäß erstellt. Umstritten ist aber, ob der eventuell der gesamte nachgeforderte Betrag wird nicht fällig ist oder nur der die 12 Monate übersteigende. Sofern die Ausschlussfrist des § 556 Abs.3 S.3 BGB noch nicht abgelaufen ist, sollte der Vermieter schleunigst eine neue Abrechnung erstellen, um diesen Fehler zu beseitigen.

2. Abrechnungsfrist

Gemäß § 556 Abs.3 S.2 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Die Nebenkostenabrechnung muss deshalb dem Mieter bis spätestens zum letzten Tag der Frist zugehen. Problematisch ist für den Vermieter vor allem der Beweis des Zugangs; gegebenenfalls könnte er sich den Empfang der Abrechnung vom Mieter quittieren lassen.

Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31.12.2006 muss der Mieter die Abrechnung bis spätestens 31.12.2007 erhalten haben. Es ist also damit zurechnen, dass viele Mieter noch in den letzten Tagen des Jahres Post von Ihren Vermietern oder den beauftragten Hausverwaltungen bekommen werden.

Überschreitet der Vermieter jedoch diese 12-Monatsfrist, kann er in der Regel gemäß § 556 Abs.3 S.3 BGB vom Mieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Verweigert der Mieter nämlich die Nachzahlung müsste der Vermieter im Rahmen eines Prozess beweisen, dass er für die Fristversäumnis nichts kann, was häufig nicht gelingen wird. Das Verschulden der Hausverwaltung wird dem Vermieter in der Regel zugerechnet, ebenso die verspätete Jahresabschlussrechnung des WEG-Verwalters. Etwas anders kann für die erst verspätet erhaltene Abrechnung eines Versorgungsunternehmens gelten. Siehe hierzu aktuell auch die Entscheidung des LG Hannover (Az: 13 S 21/07 = WuM 2007, 629).

Auf der anderen Seite gilt zu beachten, dass der Mieter trotz der verspäteten Abrechnung dennoch die Auszahlung eines eventuellen Guthabens von seinem Vermieter verlangen kann.
Zur Fristwahrung genügt eine formell ordnungsgemäße Abrechnung; materielle Fehler wie ein Additionsfehler sind unerheblich und können auch später noch berichtigt werden.

An eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung stellt die Rechtsprechung vier Anforderungen:

3. Widerspruchsfrist

Zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter anschließend 12 Monate Zeit, § 556 Abs.3 S.5 BGB. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs.3 S.6 BGB. Zudem müssen die vom Mieter erhobenen Einwendungen ausreichend bestimmt und konkret sein. Zu beachten ist aber, dass die Nebenkostenabrechnung nicht erst nach Ablauf dieser 12 Monate zur Zahlung fällig ist, sondern gemäß § 286 Abs.3 BGB bereits 30 Tage nach Zugang.

Natürlich hat der Mieter das Recht, Belege einzusehen, allerdings kann er nur unter bestimmten Voraussetzungen auch Verlangen, dass er Kopien gegen Kostenerstattung vom Vermieter erhält. Beispielsweise ist es nicht ausreichend zu beanstanden, dass die Heizkosten dieses Jahr zu hoch seien.

Strittig ist, ob eine vorbehaltlose Zahlung der geforderten Betriebskosten durch den Mieter die spätere Geltendmachung von Einwendungen ausschließt. Dies kann nach Auffassung des Verfassers gemäß § 814 BGB aber nur dann gelten, wenn der Mieter gewusst hat, dass er zur Leistung nicht verpflichtet war. Ganz sicher ist der Mieter aber nur, wenn er bei der Überweisung des Nachzahlungsbetrags die Überprüfung und mögliche Rückforderung vorbehält.

Im Zweifel gilt deshalb:

Rechtsanwalt Boris Mattes Ravensburg